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如何用20%的时间,实现80%的目标?

[ 信息发布:本站 | 发布时间:2021-06-26 | 浏览:35次 ]

著名的“二八法则”在任何场景下都适用,管理也不例外。
升任管理者,突然事多人忙,如何面对四面八方涌来的诸多事务?如何清晰地完成团队发展和个人提升的目标?
今天这篇文章,就来解答这些疑惑。以下,Enjoy:

很多时候工作没有成效,是因为一开始的工作目标就有问题。有时候是没有弄清楚工作目标就开始行动,导致在执行过程中方向跑偏,执行越到位,离目的地反而越远。

有时候是对于多个目标缺乏重要性区分,在不重要的事情上浪费了太多的时间,却对更重要的目标投入不足。

管理者对目标的选择和设定,直接影响整个团队的工作成效,因此需要对此有清晰的思考和明智的判断。

01 优先投入更重要的事

我们一起来想象这样一种场景:新的一年开始,一个销售管理者有好几个目标要达成。这些目标包括:

①完成3000万元的销售额,其中新产品销售额达到300万元;

②新客户开发数量超过50家;

③在重点行业取得突破,与至少三个行业的头部客户合作;

④提升团队人员的效能,人效至少提高30%。


面对这些目标,如果你是这位管理者,会如何安排自己和团队的工作呢?
管理者一天只有24个小时,团队成员的数量和能力短期内也不会发生太大变化,这就意味着管理者拥有的资源是有限的。如果对每个目标平均用力,则分摊到每项工作上的资源就会被摊薄,最终只会导致工作结果全面平庸
更高效的做法显然是区分目标的重要性,优先为重点目标投入资源,做到“要事第一”。
那么,如何识别工作中的“要事”呢?

02 找到重要的20%,持续投入
广为人知的“二八原理”同样适用于管理者的工作安排,20%的工作任务对应着80%的工作成果。
因此,找到自己工作中更重要的20%,就是管理者高效开展工作的关键。
对于研发工作而言,洞察市场和客户的需求,找到产品的差异化优势,制订合理的研发计划可能是重要的20%。
对于销售工作而言,建立和维护与重要客户决策人的良好关系,为客户设计针对性的解决方案可能是重要的20%。
对于管理工作而言,制定并沟通工作目标和计划,对核心员工进行辅导和反馈等可能是重要的20%。
不同的企业和岗位有不同的工作重点,无法完全穷举,但可以通过几种简单的方法进行识别。
第一种方法是“向上看”,也就是与公司高层、上级领导的目标对齐。
他们日常在哪里花更多的时间,经常过问哪些工作,更关注哪项工作的进度,这些往往就是你工作的重点。
第二种方法是“向外看”,即优先考虑与客户利益密切相关的工作。
著名管理学家德鲁克在《管理的实践》一书中指出,创造顾客是企业的目的,顾客决定了企业是什么,当顾客愿意付钱购买企业的商品和服务时,企业才能获得商业回报。相比上级关心的事情,与客户利益相关的事情更是你应该优先关注的“要事”。
第三种方法是理解公司在考核和晋升时的侧重点和导向,公司的考核指标和晋升要求会透露出重要的信息,有利于把握住重要的20% 。
例如,有的公司会明确规定管理者只有培养出所在岗位的后备人选,或者成功向其他团队输出优秀人才,才能获得晋升资格。
这种晋升制度透露的信息,就是要求管理者把人才培养作为一个重要的工作目标。

03 敢于和上级确认目标
一线管理者的重要目标,往往是从直接上级的重要目标分解而来的。有时因为一线管理者掌握的信息不充分,难以准确判断目标的重要性和优先级。
这时确认目标最简单的方法就是与上级充分沟通,让上级帮自己明确工作目标。
你需要和上级确认三件事情。
第一,从上级角度看,自己手上哪些工作是更重要的;
第二,这几项重点工作的优先级排序,并充分讨论现有的资源是否匹配目标的优先级;
第三,沟通工作的成功基线,这包括:60分及格线的标准,以及上级期待你带领团队达成的挑战性标准。
对于新手管理者而言,和上级确认目标可能是一个难点——
有的管理者不敢去和上级确认目标,因为担心这样会给上级留下“坏印象”,让上级觉得自己连工作的基本情况都弄不明白。
也有的管理者是害怕请教上级会占用对方太多的时间,导致上级发怒和批评自己。
实际上,大部分时候都是新手管理者自己“想太多了”,除了一些确实存在“揣摩文化”的企业,大部分上级都更希望下属能够来主动询问,而不是下属凭单方面的猜测胡乱行动。
在有些情况下,上级没有把要求讲清楚,是因为时间仓促,没来得及详细解释工作目标,或者忽略了自己和一线管理者之间存在信息差,以为下属知道。
除此之外,如果平时与上级就很少沟通,且为数不多的沟通都是在工作汇报、年终总结等正式场合完成的,那管理者对上级的陌生和距离感更会阻碍他们去和上级确认目标。
这里提供三个实用的建议,帮助你完成向上沟通。
第一,让上级做判断题或选择题,而不是做问答题。
在向上级提问之前,先说明你的理解或提出你的思路,让上级去选择和判断。
第二,持续沟通,让上级及时了解你的进展,纠正问题。
上级未必总能把一切问题都想清楚,因此你可能需要先采取行动,等有了初步进展之后再和上级沟通确认,这时你提供的信息也会是上级决策的重要依据,会促进你们就目标和后续重点工作达成共识。
第三,换位思考,适应上级的沟通风格。
以能够节约上级时间和方便上级决策的方式进行沟通,例如先说结论,再解释原因,突出重点,并准备必要的数据和事实依据等。

04 避免目标平均主义
要警惕完美主义,它会让人模糊重点,无法做到“要事第一”。
作为个人贡献者,你可以持续投入精力力争把一项工作做到最好,这种精益求精的投入会助力你成为优秀员工。
但成为管理者之后,你要负责的事情是之前的好几倍,你不可能再不加选择地期望把所有事都做到100分甚至120分。你需要接受有些事情暂时只需要做到60分,有的事情甚至可以放弃。完美主义管理者需要学会:
第一,理解自己和资源的局限,接受现实的不完美。
管理的水平体现在有限资源下所做出的平衡和最优化选择,而不是追求把所有事情都做到最好。管理者需要看到并接受这种客观现实,把有限的精力投入到更重要的事情上。
第二,学会说不,接受无法让所有人都满意的事实。
一线管理者会被外部客户、内部各个部门同事、各级领导的不同要求所包围。完美主义者往往想要让每个人都满意,期望自己能面面俱到,因此很难拒绝他人,容易被别人牵着鼻子走,把其他人的目标当成自己的目标去努力。
管理者需要接受的现实是,你一定无法做到面面俱到,需要有所取舍。
一旦开始选择,就意味着在满足一些人的同时,也会让另外一些人失望。不要让“害怕别人失望”的情绪左右你的判断,对没有成效和价值的要求勇敢说“不”。

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